Перевод: Желтов А.В., Мовилы В.В. Секция 210. Подготовка и представление стратегических планов 210.1 Вступление Этот раздел дает инструкции по подготовке и представлению стратегического плана ведомства, и очерчивает соотношение стратегического плана и ежегодных рабочих планов. Центральным элементом стратегических планов должны быть программы и действия, которые являются ключевыми для выполнения миссии ведомства. Хотя ключевым элементом плана является программа действий, ведомство может выборочно дополнять его важными административными функциями или инициативами, которые будут способствовать реализации его программ. Стратегический план используется для установления соответствия между организационной и бюджетной структурой ведомства и его миссией и целями. Через установление соответствия программ и действий ведомства его миссии и целям, стратегический план может стать средством для переоценки и изменения функций и деятельности ведомства. Подготовка плана дает возможность обнаружить программы и виды деятельности, которые могут быть ограничены по времени или масштабу, или переданы в другое ведомство. Стратегические планы должны стать руководством для формирования и исполнения бюджета. Для ведомств эти планы - инструмент, используемый для установления приоритетов и распределения ресурсов согласно этим приоритетами. Стратегический план - не бюджетное требование, поэтому проектируемая степень достижения цели должна быть соразмерна ожидаемым уровням ресурсообеспечения. Стратегический план содержит следующие элементы: Содержательную формулировку миссии; Описание основных задач и целей; Описание средств и стратегий, которые будут использоваться, для достижения целей и задач; Описание соотношения между рабочими целями ежегодного плана и общими целями и задачами стратегического плана; Определение ключевых факторов, которые могут повлиять на достижение основных целей и задач. Описание используемых методов оценки эффективности программ и график предстоящих оценок их результатов.
<…> 210.2 График предоставления стратегических планов <…> Ведомство должно предоставлять обновленный и пересмотренный стратегический план по крайней мере раз в три года. Трехлетний цикл позволяет обновить существующий план для последующего использования, и также продлить его действие на три или более года. Процедура обновления включает в себя политические, программные или иные изменения в любой части существующего плана ведомства. В обновленном плане часто остаются без изменений такие фрагменты предыдущего плана, как формулировка миссии. <…> Промежуточные изменения Вы можете делать незначительные промежуточные изменения стратегического плана до истечения трехлетнего цикла. Изменения могут включать в себя смену общих целей или задач, средств и стратегий, используемых для достижения целей, ключевых внешних факторов, или графика оценки программы. Модификации могут отражать изменения обстоятельств или результаты оценки выполнения программы. Промежуточные изменения носят выборочный характер и не приводят к серьезным изменениям в плане. <…> 210.3 Период времени, охваченный стратегическими планами. Резюме требования: стратегический план должен охватывать период минимум в шесть лет. Стратегический план охватывает минимальный период в шесть лет: год его предоставления и еще по крайней мере пять лет. (Например, план, представленный в 2000 году, охватил бы период с 2000 по 2005 года. План может охватывать и больший период, например, содержать в себе цель завершения проекта, отдаленную на десять лет. Стратегический план, охватывающий минимальный шестилетний период, является рабочим только в течение трех лет. <…> 210.4 Отношения между стратегическим планом и ежегодными рабочими планами. Резюме требований: ежегодный рабочий план должен быть охвачен текущим стратегическим планом. Вы должны обратить внимание на определенную связь между стратегическими планами и ежегодными планами. Цели и задачи вашего стратегического плана устанавливают рамки для ежегодных планов. Следовательно, ежегодный план не может быть представлен на год, не охваченный текущим стратегическим планом. <…> 210.5 Особенности стратегического плана. Резюме требований: стратегический план должен охватывать главные функции и виды деятельности ведомства. (a) Главные функции и виды деятельности. Стратегический план должен охватывать главные функции и виды деятельности вашего ведомства. Вспомогательные функции ведомства вы можете по своему усмотрению опустить. Стратегические планы, созданные прежде всего для внутреннего использования, могут охватывать больший диапазон функций и видов деятельности. Вы должны обратить внимание на то, что ежегодные планы обязаны охватывать каждый вид деятельности в рамках программ и смет финансирования. Таким образом, ежегодные планы часто имеют большие программные и организационные возможности, чем стратегические планы (b) Единственный стратегический план. Вы должны стремиться создать единственный план для всего ведомства. <…> Однако, ведомству с широкими и разнообразными функциями разрешается готовить несколько стратегических планов для своих главных подразделений или программ. Число отдельных планов для главных подразделений или программ должно быть сведено к минимуму. Отдельные планы должны быть сосредоточены на функциях, ключевых для деятельности главного ведомства, и на совместных программах. Несколько планов должны все вместе охватить все главные функции и виды деятельности ведомства. Когда ведомство представляет больше чем один план, готовится также краткий стратегический обзор деятельности всего ведомства. Краткий обзор соединяет отдельные стратегические планы, давая обобщенную формулировку миссии ведомства и его целей. Краткий обзор должен сопровождать подачу отдельных стратегических планов. Когда даты подачи отдельных стратегических планов ведомства значительно различаются, краткий обзор изменяется так, чтобы отразить содержание плана, представляемого в определенный срок. Краткий обзор подчинен требованию проведения консультации, если соответствующая консультация не происходила в течение создания нескольких стратегических планов. Если ведомство готовит многочисленные стратегические планы своих подразделений или подпрограмм, они не должны быть просто сложены вместе и представлены как единственный стратегический план. Размер и уровень детализации такой компиляции уменьшат ценность плана. Вместо этого, информация из стратегических планов должна быть объединена в единственный стратегический план всего ведомства, или в несколько отдельных стратегических планов для ключевых подразделений или программ ведомства. (c) Интеграция с управлением и другими реформами. Из-за своих возможностей и важности, стратегические планы могут использоваться для развития всестороннего и объединенного подхода к управлению деятельностью. При подготовке обновленного стратегического плана, Вы должны включить в него и использовать результаты и процессы, связанные с другими управленческими действиями. Эти результаты и процессы включают стандарты обслуживания клиентов, более точный подсчет и распределение издержек, работу на результат, исследования налоговых расходов, обучение и усовершенствование навыков сотрудников ведомства, и результаты ваших предыдущих стратегических планов. Другие процессы и результаты, связанные с регулирующей реформой, реструктурированием ведомства, реинженерингом и поощрениями сотрудников, привязанные к программе или результатам деятельности, должны быть соответствующим образом отражены в стратегическом плане. (d) Межведомственные программы. Межведомственные программы и действия предпринимаются несколькими ведомствами, чтобы достигнуть общей цели или результата. Часто это совместные действия ведомств. В подготовке обновленного стратегического плана, ведомства должны рассмотреть стратегические планы других ведомств, которые участвуют в совместных межведомственных программах. Это дополнит межведомственную координацию, которая должна происходить в течение подготовки плана. Ведомство, на котором лежит формальная ответственность за межведомственную программу, должно включить любые согласованные цели и задачи программы в свой план. Должны быть идентифицированы другие ведомства, ответственные за специфические цели. Ведомства, участвующие в межведомственной программе, должны описывать в своих стратегических планах схему взаимодействия между своими программами, и обрисовать, как индивидуальные усилия ведомства синергетически поддерживают общие усилия. (e) Перспектива и обзор. Обновленные планы должны включать в себя перспективу или обзор текущих экономических, социальных, демографических, экологических, международных, или других условий, которые являются значимыми для главных функций и видов деятельности ведомства. План должен также включить перспективное описание предполагаемых изменений этих условий на охватываемый период. При наличии информации, следует делать обзор на больший период. Описание может отражать наблюдаемые тенденции, ожидаемые изменения, и эффект действий ведомства. Перспектива и обзор должны обеспечить читателю контекст программ. Ведомства, желающие при подготовке стратегических планов создать сценарии, должны при последующем обновлении планов произвести координацию с представителями правительства. В то время как перспектива, обзор и список внешних факторов могут охватывать одинаковые условия, возможности и характер их описаний часто отличаются. Эти различия иллюстрирует следующий гипотетический пример: в правительственных службах, занимающихся охраной здоровья ветеранов, соответствующий департамент мог обеспечить данные по текущему количеству пациентов (обзор), и как это количество изменится в течение следующих 5-10 лет из-за смерти многих ветеранов Второй Мировой Войны (перспектива). Эта информация не должна появиться в списке внешних факторов. Департамент мог бы идентифицировать и включить в список внешних факторов непредвиденные крупные достижения в методах лечения, которые значительно продлили бы жизнь и увеличили число живущих ветеранов и стоимость медицинского обслуживания. (f) Формат стратегических планов. Стратегический план не имеет какого-то специально предписанного формата. Обновленный стратегический план - это полный план, содержащий все требуемые элементы старого плана. Обзор, в котором все упомянутые выше элементы сводятся вместе, помогает восприятию плана. Например, такой план связал бы средства и стратегии, внешние факторы, и т.д., с соответствующими общими целями или задачами. Это контрастирует с форматом, где каждый элемент плана имеет свою собственную отдельную секцию, таким образом заставляя читателей скакать назад и вперед между секциями. Вы должны оценить предполагаемую читаемость вашего стратегического плана при определении его длины, стиля, и доступности. Полезные и широко используемые планы характеризуют краткость и четкость изложения. Проект плана должен обеспечить легкий и быстрый доступ к нему через Интернет. (g) Засекреченное приложение. Засекреченное приложение включает любой материал, доступ к которому ограничен в интересах национальной безопасности или внешней политики. В случае, если это необходимо, ведомство может включить засекреченное приложение в свой стратегический план. 210.6 Содержательная формулировка миссии. Резюме требования: стратегический план ведомства должен включать в себя формулировку миссии. Формулировка миссии должна быть краткой, определять основную цель вашего ведомства, с особым упором на ваши основные программы и виды деятельности. Кроме того, Вы можете дополнить формулировку миссии кратким перечнем законодательных актов и указов, которыми определяется деятельность вашего ведомства и его цели. Ведомство может приложить к плану список законов и директив, значимых для реализации его основных программ и видов деятельности. В стратегический план может быть включена формулировка видения, которое часто излагает ценности или принципы ведомства. Формулировка видения должна быть помещена непосредственно рядом с миссией ведомства. 210.7 Основополагающие цели и задачи. Резюме требований: стратегический план ведомства должен включать в себя одну или более основополагающие цели или задачи. Цели должны быть поставлена в такой форме, которая бы позволяла в будущем оценить, была ли она достигнута. (a) Назначение целей. Стратегические планы ставят долгосрочные программные, политические и управленческие цели вашего ведомства, выделяя запланированные результаты и график их достижения. Основополагающие цели и задачи должны давать представление о том, как ваше ведомство выполняет свою миссию и часто будут сформулированы как результат деятельности. Основополагающие цели и задачи должны быть достаточно точны, чтобы направлять сотрудников ведомства в сторону действий, которые выполняют миссию ведомства. При достижении основополагающей цели или задачи ведомство может полагаться на действия других. Основополагающие цели и задачи не должны выходить за пределы влияния ведомства. Пределы влияния могут простираться за границы непосредственного управления. Например, ведомство может непосредственно предоставлять услуги. Фактическое предоставление этих услуг находится в границах его управления. То же самое ведомство может финансировать другие организации, чтобы предоставлять подобные услуги. Предоставление этих услуг - в пределах его влияния (и, в зависимости от особенностей поставок услуг, может также находится в границах его управления). Однако когда предоставление этих услуг имеет очень маленькое экономическое воздействие, утверждение в стратегическом плане, что поставка этих услуг значительно затрагивает национальный экономический рост, будет выходить за пределы влияния ведомства на экономику. (b) Определение целей и задач. Основополагающие цели и задачи должны быть заявлены в такой форме, которая позволила бы в будущем оценить, были ли они достигнуты. Эту задачу облегчает основополагающая цель, которая может быть определена количественно. Однако цель не должна носить количественный характер (например, она может описать достижение единичного случая, типа астронавтов, совершивших посадку на Луне). Когда основополагающие цели и задачи определены так, что не позволяют в будущем зафиксировать их достижение, основание для оценки должны давать цели и индикаторы в ежегодном рабочем плане. В определении основополагающих целей и задач, ведомства должны избежать банальности или риторики, которая не является измеримой ни непосредственно, ни с помощью рабочих целей и индикаторов. 210.8 Описание того, как будут достигнуты общие цели и задачи. Резюме требований: стратегический план ведомства должен описывать процессы, навыки, технологии, и различные ресурсы, которые будут использоваться для достижения основополагающих целей и задач. (Их часто называют средствами и стратегиями.) Этот раздел описывает средства и стратегии, которые ваше ведомство будет использовать для достижения своих основополагающих целей и задач. Они могут включить: Описания процессов, технологий, и ресурсов должны быть краткими. Вы должны давать дополнительные детали только тогда, когда достижение цели основано на существенном изменении или в уровнях ресурса, технологических или других мощностях, или в режиме или течении процессов. Ваше ведомство должно использовать разумные предсказания размеров финансирования и численности сотрудников, которые будут доступны в период времени, охваченный планом. Вам следует включать в план графики начала и завершения важных действий, и основных предположений или предсказаний. Достижение целей и задач может зависеть от налогов, оплаты, и других видов денежных доходов, регулирования или деятельности и продуктов других федеральных ведомств, государств, местных органов власти, или неправительственных структур. Взаимодействие с правительствами других стран и третьими сторонами должно быть указано в ключевых внешних факторах. Вы должны включить в план краткое описание предпринимаемых шагов по решению проблем управления, критических для выполнения миссии ведомства. Проблема, критическая для выполнения миссии представляет собой реалистическое ожидаемое препятствие выполнению миссии ведомства или достижению основополагающих целей и задач в течение периода действия стратегического плана. Стратегический план должен кратко описать усилия вашего ведомства, направленные на обеспечение возможности для эффективного и высококачественного обучения служащих. Раздел средств и стратегий плана должен обрисовать процесс донесения целей и задач до всего ведомства и назначения ответственных за достижение поставленных задач. 210.9 Соотношение между целями ежегодного рабочего плана и стратегическим планом. Резюме требования: стратегический план должен описать соотношения между общими целями и задачами в стратегическом плане и целями и индикаторами ежегодного рабочего плана. Рабочие цели и индикаторы в ежегодном рабочем плане вашего ведомства должны базироваться на общих целях и задачах в вашем стратегическом плане. Обновленный стратегический план должен кратко выделить: тип, характер, и спектр рабочих целей, включаемых в ежегодные планы, соотношение между рабочими целями и общими целями и задачами, адекватность и полезность рабочих целей для определения достижения основополагающих целей и задач.
В значительной степени, рабочие цели указывают продвижение к достижению общих целей и задач стратегического плана. Также могут иметь место рабочие цели, которые представляют собой вехи в достижении основополагающих целей и задач стратегического плана. Основополагающие цели в стратегических планах и рабочие цели в ежегодных планах могут быть идентичны в некоторых случаях, особенно когда стратегическая цель должна быть достигнута в определенном году. 210.10 Ключевые факторы, влияющие на достижение общих целей и задач. Резюме требования: стратегический план должен идентифицировать те внешние для ведомства ключевые факторы, которые могут оказать существенное воздействие на достижение основополагающих целей и задач. Если ключевые факторы не могут быть идентифицированы, утверждение этого должно быть включено в план. (a) Общие моменты. На достижение основополагающих целей и задач могут повлиять некоторые предварительно сформулированные условия или обстоятельства, оказывающие воздействие в течение периода времени, охваченного планом. Эти условия или обстоятельства идентифицируются в плане как ключевые факторы, и обеспечивают понимание предпосылок, которые использовало ведомство при определении своих целей и задач. Ключевые факторы могут усилить или аннулировать эти предположения и вероятность достижения цели. Эти факторы часто называют внешними факторами, поскольку они представлены внешними силами или сторонами, и не созданы самим ведомством. Факторы могут быть экономическими, демографическими, социальными, или экологическими, и они могут оставаться устойчивыми, изменяться в пределах предсказанных норм или изменяться непредсказуемо. Достижение цели может также зависеть от некоторых условий (событий), которые не возникнут. Достижение целей может также зависеть от действия Конгресса, других Федеральных ведомств, Государств, местных органов власти, или других нефедеральных структур. (b) Идентификация ключевых факторов в стратегическом плане. Каждый ключевой внешний фактор должен быть описан в стратегическом плане, с указанием его связи со специфической целью (целями) и описанием, как достижение цели может непосредственно и значительно быть затронуто этим фактором. Факторы, которые маловероятны или имеют только неочевидное влияние на основополагающие цели и задачи, должны быть опущены. Факторы, которые просто вновь повторяют основные предположения, например, «достижение цели зависит от будущих бюджетов ведомства, предоставляемых в требуемых объемах», обычно имеют небольшую информационную ценность и должны также быть опущены. Если ключевые факторы не могут быть идентифицированы, ведомство должно включить соответствующее утверждение в стратегический план. (c) Дополнительные обстоятельства. В стратегическом плане ведомство не должно детализировать дополнительные обстоятельства, случайные шаги, или альтернативные действия, которые будут предприняты в случае, если ключевой фактор фактически начинает влиять на достижение цели. Это усложнит план спекулятивными сценариями, множеством «что делать, если…», или демонстрациями того, сколь мал реальный эффект, который могла бы иметь любая попытка вмешательства. Например, появление глобальных климатических явлений, типа Эль-Ниньо, может затронуть качество окружающей среды, сельскохозяйственное производство, местоположение, серьезность, и цену стихийных бедствий, и экономический рост. Поскольку ведомства неспособны повлиять на такие явления, стратегический план, в который включены попытки к этому, может также быть переполнен целями для годов с сильным, слабым или обычным Эль-Ниньо. Вместо включения в стратегический план списков потенциальных дополнительных обстоятельств, если внешний фактор начинает затрагивать достижение цели, ведомство должно изменять план через определенный промежуток времени. Возможно, под действием фактора, ведомству придется подготовить обновленный и пересмотренный план. 210.11 Оценка эффективности программ и стратегический план Краткое изложение требований: стратегический план должен содержать график будущих оценок эффективности программы и используемую методологию. План должен включать в себя описание использованных в подготовке готовых оценок. Если оценки эффективности программы не намечены в течение временного периода плана, это должно быть указано. (a) Оценки эффективности программы. Оценка программы представляют собой объективное измерение и систематический анализ степени достижения Федеральной программой поставленных целей. Оценка эффективности программы также охватывает рассмотрение процессов реализации программы и текущей политики, когда основное внимание уделено процессу реализации программы, а не результату. Эту форму оценки эффективности программы часто называют оценкой процесса. (b) Будущие оценки эффективности программы. График будущих оценок эффективности программы включается в стратегический план. Этот график должен содержать общую используемую методологию, само расписание, общий масштаб оценки, так же как и оценку специфических проблем, которым следует уделить особое внимание. Как минимум, графики будущих оценок должны охватывать годы, предшествующие следующей модернизации стратегического плана. Необходимость и уместность оценки эффективности программы может зависеть от характера программы и от того, какие именно основополагающие цели и задачи поставлены в стратегическом плане. Если ведомство не планирует проводить оценки эффективности программы в течение периода времени, охваченного планом, такое утверждение должно быть включено в план. (c) Готовые оценки эффективности программы. Оценки эффективности программы, которые использовались в подготовке обновленного стратегического плана, должны быть кратко описаны. Влияние уже сделанных оценок эффективности программы на определение целей и задач стратегического плана должно быть выделено особо. 210.12 Консультации Резюме требований: При подготовке стратегического плана, ведомства должны консультироваться с Конгрессом, запрашивать и принимать во внимание мнения заинтересованных и потенциально затрагиваемых сторон. Вы имеете полную свободу действий в проведении этих консультаций. Могут использоваться существующие процедуры консультации. Для того чтобы гарантировать, что обновленный стратегический план соответствует установленным законом требованиям и совместим с национальной политикой, в течение всего времени подготовки плана должно происходить взаимодействие между сотрудниками ведомства и представителями правительства. 210.13 Передача планов на рассмотрение в Конгресс. <…> (b) Противоположные убеждения Подготовка стратегического плана часто отражает сложный процесс выбора, когда эффективность плана соотносится с трудными политическими и программными решениями, принятыми в течение его создания. Во многих случаях могут возникать разногласия по поводу некоторых целей и задач, или по поводу средств, с помощью которых будут достигнуты цели. Сопроводительное письмо должно суммировать мнения, полученные от организаций, не относящихся к Исполнительной власти, которые тем или иным способом не соглашаются с программным, политическим, или управленческим планом действий, представленным в плане. Резюме должно обобщать степень разногласий и их источники. Противоположные мнения не должны быть персонифицированы или приведены в виде списка. Ведомство может сконцентрироваться преимущественно на обобщении тех мнений, которые выражены в виде определенных предложений к результату плана, и в гораздо меньшей степени на мнениях, высказанных на начальной стадии формирования плана. <…> (d) Доступность планов. Стратегические планы – открытая информация; общественности должна быть предоставлена возможность получить доступ к готовому плану. Ваше ведомство должно разместить стратегический план на сайте или сделать его доступным через другие СМИ. Бумажная копия должна предоставляться по запросу. Как правило, стратегический план должен стать публично доступным, когда план передан на рассмотрение в Конгресс. | 
